売掛金の入金を確認するとき、通帳や入金明細の金額だけでは「どの請求に対する入金か」が分からないことがあります。そこで頼りになるのが、取引先から届く支払通知書です。どの請求書をいくら支払ったか、振込手数料や協力会費をいくら差し引いたかが書かれています。ところが支払通知書は取引先ごとに様式が違い、紙で郵送されたりFAXやPDFで届いたりと形もばらばら。月末や締め日の後に、経理担当者が1枚ずつExcelへ打ち直しているという会社は少なくありません。
この記事では、取引先に何もお願いせず、届いた支払通知書をそのままExcelへ転記する方法を比較・解説します。
支払通知書の転記が手間になる理由
- 様式取引先ごとに支払通知書の様式が違い、請求書番号や金額がどこに書いてあるかを毎回探すことになる。
- 明細1枚に複数の請求がまとめて載っていると、明細ごとに分けて打ち直す必要がある。
- 差額振込手数料・相殺額・値引きが差し引かれていて、請求額と入金額が合わない理由を読み解く手間がかかる。
- 形紙・FAX・PDFが混在し、PDFでも文字を選択できないスキャン画像のことが多い。
支払通知書をExcelにする方法を比較
| 方法 | 費用の目安 | 様式の違い | 自社のExcelへ転記 | 手間 |
|---|---|---|---|---|
| 手入力 | 月6万円〜人件費／担当者1名（時給1,500円×2h×20日） | ◎ 人力 | ◎ 手作業 | 大毎月発生 |
| 有料OCR | 月10万円〜＋従量・初期費用 | △ 取引先ごとに設定 | △ 設定が必要 | 中様式が増えるたび設定 |
| 取引先にデータ提供を依頼 | 0円相手次第 | △ 対応できる先だけ | △ 形式が揃わない | 大交渉・個別対応 |
| カミデジ | 月9,800円初期費用0円 | ◎ AIが対応 | ◎ 自動転記 | 小撮る・アップするだけ |
※ 有料OCRの価格は一般的な相場の目安です。手入力の人件費は取引先数・明細数により変わります。
取引先にCSVなどのデータで送ってもらえれば理想ですが、全社に揃えてもらうのは現実的ではありません。AI読み取り方式なら取引先には何もお願いせず、届いた支払通知書をそのまま使えます。紙・FAXはスマホで撮影、PDFはそのままアップロードすれば、取引先名・支払日・請求書番号・請求金額・支払金額・振込手数料・相殺額が、消込用Excelの列へ自動で入ります。取引先ごとに様式が違っても、AIが内容を理解して読み取ります。
請求書番号と金額が列で揃えば、あとは自社の請求一覧とVLOOKUPやXLOOKUPで突き合わせるだけです。入金済み・未入金・差額ありの請求をすぐに洗い出せます。なお、照合そのものや仕訳の作成をカミデジが行うわけではありません。転記されたExcelを、今までどおりの方法で使っていただく形です。
カミデジで支払通知書をデータ化する手順
- 消込用のExcelを登録する普段使っている入金確認表・売掛金の消込表をアップロードするだけ。列名（取引先名・支払日・請求書番号・支払金額・振込手数料など）をAIが読み取ります。
- 支払通知書を撮る・アップする紙・FAXの支払通知書はスマホで撮影、PDFはそのままアップロード。締め日ごとにまとめて処理できます。
- 確認してExcelで出力読み取り結果を画面で確認・修正し、Excel／CSVでダウンロード。請求一覧との突き合わせにそのまま使えます。
取引先の様式も、経理の消込のやり方も変わりません。変わるのは、打ち直しの手間だけです。
自社が発行した請求書や、仕入先から届く請求書・納品書の転記については、請求書・納品書をExcel化する方法で同じ流れを紹介しています。
よくある質問
- 支払通知書に複数の請求書がまとめて載っていても、1件ずつ行に分けられますか？
- はい。1枚の支払通知書に複数の請求書番号や明細が並んでいる場合も、明細ごとに1行ずつExcelへ転記します。取引先名・支払日などの共通項目は各行に入れられるので、そのまま請求一覧と突き合わせられます。
- 振込手数料や相殺額（協力会費・値引きなど）も読み取れますか？
- はい。支払通知書に記載されている振込手数料・相殺額・控除額の欄も、ほかの項目と同じように読み取って別々の列に転記できます。請求額と入金額の差額の理由を確認する材料になります。
- 請求データとの消込（照合）まで自動でやってくれますか？
- いいえ。カミデジが行うのは支払通知書の内容をExcelへ転記するところまでです。請求一覧との突き合わせは、転記されたExcelでVLOOKUPやXLOOKUPを使って行います。請求書番号が列で揃うので、手で打ち直すより照合はずっと楽になります。
- 仕訳データの作成や勘定科目の判定もできますか？
- いいえ。仕訳データの生成や勘定科目の判定はできません。カミデジは書類に書かれた文字と数字を、指定したExcelの列へ転記するツールです。会計ソフトへの取り込みは、出力したExcelをもとに各社の運用で行ってください。
支払通知書の打ち直し、今日で終わりにしませんか
届いた支払通知書を撮る・アップするだけで、消込用のExcel一覧へ自動転記。取引先にお願いすることなく、締め日後の転記の手間だけをなくせます。
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