この記事のまとめ：領収書の束をめくりながらExcelに打ち込む作業は、スマホで撮ってアップロードするだけに置き換えられます。AIが日付・金額・支払先を読み取り、いま使っている経費精算のExcelにそのまま自動転記する方法を解説します。
「月末になると領収書が封筒いっぱいに集まってきて、1枚ずつ日付と金額をExcelに入力する」——経費精算システムを入れるほどではないけれど、手入力の時間だけは確実に取られている。そんな状態の会社は少なくありません。
この記事では、Excelでの精算を続けたまま、入力の手間だけを減らす方法を整理します。
領収書の入力、何に時間がかかっているのか
- サイズがバラバラコンビニのレシートから手書きの領収書まで、大きさもレイアウトも毎回違う。
- 読みにくい感熱紙が薄い、手書きの但書きが崩れている、印字がかすれている。
- 件数が多い1件あたり30秒でも、100件で50分。しかも月末に集中する。
- 差し戻し金額の打ち間違いに後から気づいて、確認と修正に二度手間がかかる。
いずれも判断を必要としない単純な転記作業です。ここはAIに任せられます。
経費精算の入力を効率化する方法を比較
| 方法 | 費用の目安 | 導入の重さ | 自社のExcelへ転記 | 手間 |
|---|---|---|---|---|
| 手入力 | 月12万円〜人件費／事務員1名（時給1,500円×4h×20日） | ◎ 不要 | ◎ 手作業 | 大月末に集中 |
| 経費精算システム | 月1万円〜＋人数課金・初期費用 | ✕ 申請フロー・全社周知が必要 | △ 独自形式で持つ | 中運用ルールの整備 |
| 有料OCR | 月10万円〜＋従量・初期費用 | △ 書式ごとに設定必要 | △ 設定が必要 | 中初期設定のみ |
| カミデジ | 月9,800円初期費用0円 | ◎ Excelを1つ登録するだけ | ◎ 自動転記 | 小撮るだけ |
※ 経費精算システム・有料OCRの価格は一般的な相場の目安で、製品・契約内容により異なります。手入力の人件費は事務員1名での参考値です。
経費精算システムとどう使い分けるか
申請・承認のワークフローが必要で、社員数も多いなら経費精算システムが向いています。一方で「精算自体はExcelで足りている。入力だけがつらい」という状態なら、システムを入れ替えるより転記の部分だけ自動化するほうが圧倒的に軽く済みます。全社への周知も、運用ルールの作り直しも要りません。
カミデジで経費精算表をつくる手順
- いま使っている精算表を登録する「日付」「支払先」「金額」「勘定科目」「但書き」など、必要な列を含む自社のExcelをアップロード。1回登録すれば毎月使えます。
- 領収書をまとめて撮る・アップするスマホで撮った写真、スキャンしたPDF、どちらでも構いません。1か月分をまとめて選択して一括アップロードできます。
- 確認してExcelで出力AIが日付・金額・支払先を読み取り、登録した列へ自動転記。画面で確認・修正してExcel／CSVでダウンロードします。
読み取り結果は必ず出力前に画面で確認・修正できます。かすれたレシートなど怪しい箇所だけ直せば済むので、全件を打ち込むより大幅に速く終わります。会計ソフトへの取り込み用CSVとしても使えます。
ご注意：カミデジは書類の内容をExcelに転記するツールで、書類ファイル本体を保存する機能はありません。領収書の原本や電子データの保管は別途ご対応ください。保管方法・保存期間の要件については、税理士または国税庁の公式情報をご確認ください。メールやWebで受け取った領収書データの取り扱いについては、電子帳簿保存法の検索要件に対応するExcel台帳のつくり方もあわせてご覧ください。
読み取り精度を上げる撮り方のコツ
- 明るい場所で影が入ると文字が沈みます。手元の影を避けるだけで精度が上がります。
- 真上から斜めから撮ると文字が歪みます。まっすぐ上から全体が入るように。
- 1枚ずつ複数枚を並べて1枚の写真に収めるより、1枚ずつ撮ったほうが確実です。
- 折り目を伸ばす長いレシートは折らずに、全体が写るように撮ります。
よくある質問
- 感熱紙のレシートでも読み取れますか？
- 印字がかすれていても読み取りを試みますが、文字が消えかかっている部分は精度が落ちます。読み取り結果は出力前に画面で確認・修正できるため、怪しい箇所だけ直す運用が現実的です。撮影時は明るい場所で、影が入らないようにするだけでも精度が上がります。
- 1回に何枚まで一括で処理できますか？
- 複数ファイルをまとめて選択してアップロードできます。1か月分の領収書をまとめて処理し、1枚のExcelに一覧化する使い方が可能です。月1,000枚までは定額でご利用いただけます。
- 勘定科目まで自動で振り分けられますか？
- 自社のExcelフォーマットに「勘定科目」の列を用意しておけば、支払先や但書きの内容をもとに転記を試みます。ただし科目の判断は社内ルールや税務上の考え方によって変わるため、出力後に画面で確認・調整する前提でお使いください。
- 経費精算システムとの違いは何ですか？
- 経費精算システムは申請・承認・仕訳連携までを一貫して行うもので、ワークフローが必要な組織に向いています。カミデジは「書類の内容をExcelに写す」部分だけを担うツールです。すでにExcelで精算していて、入力の手間だけを減らしたい場合はカミデジのほうが導入が軽く済みます。
- 領収書の原本は保管が必要ですか？
- カミデジは書類ファイル本体を保存する機能を持たないため、原本や電子データの保管は別途ご対応ください。保管方法や保存期間の要件は、税理士または国税庁の公式情報をご確認ください。
領収書の束、撮るだけでExcelに
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