「発注管理表をExcelで作りたいが、何の項目を入れればいいのか分からない」「テンプレートを拾ってきたけれど自社に合わない」——発注の管理を紙やメールから卒業しようとすると、最初にここでつまずきます。発注管理表に決まった正解の様式はありません。自社が後から探したくなる情報を、探しやすい形で持つことがすべてです。
この記事では、発注管理表に入れるべき項目を具体的に示したうえで、多くの会社が半年後に手が止まる「入力し続ける負担」をどう減らすかまで解説します。
発注管理表に入れる項目
まず押さえるべきは、「1行＝1明細」にするか「1行＝1発注」にするかです。1回の発注で複数の品番を頼むなら、1行＝1明細にしておくと後で品番ごとの集計ができます。迷ったら1行＝1明細を勧めます。
| 列 | 役割 | 入れ方のコツ |
|---|---|---|
| 発注番号 | 1回の発注を識別する | 日付＋連番（20260918-01）で十分。明細行が複数でも同じ番号を振る |
| 発注日 | いつ出したか | 日付型で入れる。文字列で入れると並べ替えも集計もできなくなる |
| 仕入先 | 誰に頼んだか | 表記ゆれが集計を壊すので、別シートのリストから入力規則で選ばせる |
| 品番 | 後から探す鍵 | 最重要。品名だけだと同名別品を取り違える |
| 品名 | 人が見て分かる | 品番とセットで持つ |
| 数量・単位 | いくつ頼んだか | 単位（本・箱・kg）を別列に分ける。混ぜると合計が出せない |
| 単価・金額 | いくらか | 金額は数式（数量×単価）にして手打ちしない |
| 希望納期 | いつ欲しいか | 後述の「遅延チェック」の基準になる |
| 入荷日 | 実際にいつ届いたか | 空欄＝未入荷。ここが埋まっていない行だけ追えばよくなる |
| 状態 | 発注済／一部入荷／完了 | 入力規則のリストにして手打ちさせない |
| 備考 | 例外を書く | 分納・値引き・仕様変更など、後で「なぜ？」となる情報の置き場 |
※ 最低限なら発注日・仕入先・品番・数量・希望納期・入荷日の6列でも回ります。列は後から足せますが、過去の行が空欄のままになるので、使う可能性のある列は最初から用意しておくほうが楽です。
作ったら、「希望納期を過ぎているのに入荷日が空欄の行」に色を付ける条件付き書式を1つだけ入れてください。発注管理表が実際に役に立つのは、この納期遅れに気づける瞬間です。これだけで発注漏れ・催促忘れがほぼなくなります。
「発注書」と「発注管理表」は別物です
混同されやすいので整理しておきます。発注書は1件ごとの単票、発注管理表はそれを積み上げた一覧です。役割が違うので、両方必要になります。
- 単票発注書・注文書・注文請書は、取引先とやりとりする1枚もの。相手ごとに様式がバラバラ。
- 一覧発注管理表は、それを自社の1つの形にそろえて並べたもの。集計・検索・納期管理はこちらでやる。
つまり発注管理表の運用とは、バラバラの単票を自社の1つの形に転記し続ける作業です。発注書そのものの扱いは 発注書をExcelに自動入力する方法、受け取る側（注文書）の扱いは 注文書をExcelに自動入力する方法 で詳しく説明しています。
表を作った後にしんどくなるのは「入力」
発注管理表そのものは1日あれば作れます。半年後に形骸化するのは、ほぼ例外なく入力が続かないからです。
- 時間書類1枚の転記に数分。1日30枚なら毎日1〜2時間が入力だけに消える。
- ミス品番・数量・納期の打ち間違いが誤発注・欠品につながり、確認作業も増える。
- 属人入力ルールが担当者の頭の中。休まれると管理表が止まり、古い情報のまま誰も見なくなる。
- 限界件数が増えるほど入力が追いつかず、「受発注システムを入れるしかない」と思い込みがち。
入力を自動化する方法を比較
| 方法 | 費用の目安 | 手書き・様式差 | 自社の管理表へ転記 | 手間 |
|---|---|---|---|---|
| 手入力 | 月12万円〜人件費／担当者1名（時給1,500円×4h×20日） | ◎ 人力 | ◎ 手作業 | 大毎日発生 |
| 有料OCR | 月10万円〜＋従量・初期費用 | △ 手書き・様式差に弱い | △ 設定が必要 | 中初期設定のみ |
| RPA | 月5万円〜＋初期構築20万円〜・保守費 | ✕ レイアウト変化に弱い | △ | 大構築・保守 |
| カミデジ | 月9,800円税抜・初期費用0円 | ◎ AIが対応 | ◎ 自動転記 | 小撮るだけ |
※ 有料OCR・RPAの価格は一般的な相場の目安で、製品・契約内容により異なります。手入力の人件費は担当者1名での参考値です。
受発注システムへの乗り換えは、初期費用数十万円〜に加えて、業務フローの変更・取引先への周知・社内教育が必要になります。一方、入力だけをAIに任せる方式なら、いまの発注管理表も業務フローもそのまま。書類を撮ってアップロードすれば、品番・品名・数量・納期が管理表の正しい列に入ります。
手入力の人件費は担当者1名でも年間144万円以上（月12万円〜）。入力の自動化なら月9,800円で済み、年間約132万円の削減になる計算です（参考値）。空いた時間を納期の追いかけや仕入先との交渉に回せるのも効果です。
カミデジで発注管理表への入力を自動化する手順
- 作った発注管理表を登録する上の表で設計したExcelをそのままアップロード。列名（発注日・仕入先・品番・数量・希望納期など）をAIが読み取り、1回登録すれば何度でも使えます。
- 書類を撮る・アップする発注書の控え、仕入先から届いた注文請書や納品書は、FAXならスマホで撮影、PDFやメール添付はそのままアップロード。複数枚まとめて処理できます。
- 確認してダウンロードAIの読み取り結果を画面で確認・修正し、Excel／CSVでダウンロード。既存の管理表に追記するか、そのまま置き換えて使えます。
フォーマットの登録は初回だけ。2回目からは「撮って、確認して、ダウンロード」の3アクションで発注管理表が最新になります。
よくある質問
- 発注管理表のテンプレートはもらえますか？
- カミデジはテンプレートを配布するサービスではありません。自作のExcelでも配布テンプレートでも、お使いのファイルをそのまま登録して使えます。項目の決め方は本文の表を参考にしてください。
- 読み取るのは発注書ですか、発注管理表ですか？
- 読み取るのは発注書・注文書・注文請書などの1枚ものの書類です。その内容を、登録しておいた発注管理表の列にそろえて1行ずつ書き出します。
- 取引先ごとに様式が違っても使えますか？
- はい。AIが内容を理解して読み取るため、様式がバラバラでも自社の1つの発注管理表に統一して入力できます。手書きやFAXの不鮮明な書類にも対応します。
発注管理表はそのまま、入力だけ自動化しませんか
書類を撮るだけで、品番も数量も納期も発注管理表に自動入力。初期費用0円・いつでも解約可。
無料でお試しする → 月9,800円（税抜・税込10,780円）・月1,000枚まで定額