この記事のまとめ：毎日届く注文書を受注管理表へ手入力している方へ。品番・品名・数量・納期・単価をAIが読み取り、自社の受注管理Excelへ自動入力する方法を、手入力・有料OCR・RPAと比較して解説します。
取引先からの注文書は、FAX・紙・PDF・メール添付と届き方も様式もバラバラです。それを受注管理表や基幹システム用のExcelへ1件ずつ手で打ち込む——品番の桁を1つ間違えれば誤出荷につながり、入力が遅れれば出荷手配も遅れる。受注処理は「速く・正確に」が求められるのに、その入り口が手作業のままという会社は少なくありません。
この記事では、注文書をExcelに自動入力する方法を比較し、手書きやFAXへの対応・受注管理表への転記まで含めて整理します。
注文書の入力、何が大変なのか
- 多様取引先ごとに注文書の様式が違い、FAX・紙・PDF・メール添付と届き方も混在。
- 急ぎ受注処理は出荷に直結するため、入力を後回しにできない。
- ミス品番・数量・納期の打ち間違いが誤出荷・欠品・信用問題に直結。
- 属人入力ルールが担当者の頭の中にあり、不在時に受注処理が止まる。
注文書をExcelにする方法を比較
| 方法 | 費用の目安 | 手書き・様式差 | 自社のExcelへ転記 | 手間 |
|---|---|---|---|---|
| 手入力 | 月12万円〜人件費／担当者1名（時給1,500円×4h×20日） | ◎ 人力 | ◎ 手作業 | 大毎日発生 |
| 有料OCR | 月10万円〜＋従量・初期費用 | △ 手書き・様式差に弱い | △ 設定が必要 | 中初期設定のみ |
| RPA | 月5万円〜＋初期構築20万円〜・保守費 | ✕ レイアウト変化に弱い | △ | 大構築・保守 |
| カミデジ | 月9,800円初期費用0円 | ◎ AIが対応 | ◎ 自動転記 | 小撮るだけ |
※ 有料OCR・RPAの価格は一般的な相場の目安で、製品・契約内容により異なります。手入力の人件費は担当者1名での参考値です。
注文書は取引先ごとに様式が違ううえ、手書きの数量修正やかすれたFAXも日常的にあります。フォーマット固定が前提の従来OCRやRPAでは、様式が変わるたびに設定修正が必要になりがちです。最新AIなら、レイアウトの違いや手書きも読み取り、品番・品名・数量・単価・納期を自社の受注管理Excelの列にそのまま自動入力できます。
手入力を続けた場合の人件費は、担当者1名でも年間144万円以上（月12万円〜）。カミデジなら月9,800円で、年間約132万円の削減になる計算です（担当者1名分との比較・参考値）。さらに入力ミスによる誤出荷対応・謝罪・再出荷のコストも減らせます。
カミデジで注文書をExcel化する手順
- 自社の受注管理Excelを登録する普段使っている受注一覧表・出荷指示書をアップロードするだけ。列名（品番・品名・数量・納期など）をAIが読み取り、1回登録すれば何度でも使えます。
- 注文書を撮る・アップするFAXで届いた紙はスマホで撮影、PDFはそのままアップロード。複数枚まとめて処理できます。
- 確認してExcelで出力AIが品番・数量・納期を読み取り、登録した様式へ自動入力。画面で確認・修正してExcel／CSVでダウンロード。基幹システムへの取り込みにも使えます。
読み取り結果は出力前に画面で確認・修正できるので、受注処理として安心して使えます。インストール不要で、申し込んだ当日から使えます。
よくある質問
- 手書きで数量が修正された注文書も読み取れますか？
- はい。手書きの修正や追記もAIが読み取ります。読み取り結果は出力前に画面で確認・修正できるため、そのまま受注処理に使えます。
- 取引先ごとに注文書の様式が違っても大丈夫ですか？
- はい。AIが内容を理解して読み取るため、レイアウトが異なる注文書でも、自社の1つの受注管理フォーマットに統一して入力できます。
- 既存の受注管理表や基幹システムに合わせられますか？
- はい。普段お使いの受注管理Excelをそのまま登録でき、出力はExcel・CSVの両対応なので、基幹システムへの取り込みにも利用できます。